Empresas gastam mais de 21 horas por semana com gestão de despesas

O financeiro de uma empresa nem sempre pesa apenas quando falta dinheiro no caixa. Em muitas operações, ele aparece em tarefas que ocupam horas da semana sem serem percebidas como parte estratégica da gestão. Conferir pagamentos, acompanhar recebimentos, cobrar atrasos, separar comprovantes, alimentar planilhas e entender o fluxo de caixa são atividades que, quando ficam sem rotina clara, sobrecarregam equipes e aumentam o risco de decisões tomadas com informações incompletas.

Um estudo da Conta Simples com a Visa mostra que micro, pequenas e médias empresas dedicam, em média, 21,47 horas por semana à gestão de despesas corporativas, o equivalente a mais de dois dias e meio de trabalho, considerando uma jornada de oito horas. Em 46% das empresas, essa tarefa fica concentrada nos próprios donos ou sócios, percentual que sobe para 59% entre microempresas. A dificuldade também aparece na forma de controle. Uma pesquisa do Sebrae aponta que 30% dos pequenos negócios usam planilhas, 25% dependem de anotações em caderno e 10% afirmam não ter qualquer forma de controle financeiro.

Para Ramom Carvalho, especialista em BPO financeiro, da Liberty Boss Inteligência Financeira, o problema está menos na quantidade de ferramentas disponíveis e mais na falta de processo para transformar registros em informação útil. “Uma empresa pode ter setor financeiro, sistema, planilha e acesso a diferentes meios de cobrança, mas continuar tomando decisões com pouca clareza se não houver rotina de conferência, conciliação e acompanhamento. O financeiro precisa mostrar o que entrou, o que ainda precisa entrar, quais compromissos estão próximos e como tudo isso afeta o caixa”, analisa.

A chegada de soluções como o Pix Automático pode facilitar cobranças recorrentes e reduzir etapas para empresas que recebem mensalidades, assinaturas ou pagamentos periódicos. O cliente autoriza previamente a cobrança, e os pagamentos passam a ocorrer conforme as regras definidas. Ainda assim, a automação não elimina a necessidade de acompanhar autorizações, cancelamentos, inadimplência, valores recebidos e impacto no fluxo de caixa.

O BPO Financeiro funciona como uma forma de estruturar processos que costumam ficar dispersos entre diferentes pessoas, planilhas, bancos e sistemas. A terceirização pode envolver contas a pagar, contas a receber, conciliação bancária, emissão de cobranças, acompanhamento de vencimentos, fluxo de caixa e relatórios gerenciais. “O BPO não substitui a gestão da empresa. Ele organiza a rotina financeira para que gestores e equipes tenham informações mais confiáveis na hora de decidir. Quando contas, recebimentos, saldos e projeções estão claros, a empresa consegue negociar melhor, planejar pagamentos, identificar gargalos e entender se está crescendo com saúde financeira ou apenas movimentando dinheiro sem controle”, destaca Ramom Carvalho.